Checklist voor gesprek over psychische klachten

Als leidinggevende kun je een gesprek met je medewerker beginnen wanneer je vermoedens hebt dat hij of zij kampt met psychische problemen. Dit zijn lastige gesprekken waarop je je goed moet voorbereiden.

Vertrouwen is hierbij een belangrijke voorwaarde. Laat het gesprek plaatsvinden op een prettige en veilige plek voor de medewerker en voorkom dat je oordeelt over zijn of haar situatie. Luister aandachtig met een open (lichaams)houding, begrip en inlevingsvermogen.

Benoem tijdens het gesprek concreet wat je signaleert in het gedrag en functioneren. Je mag als leidinggevende vragen hoe het gaat met iemand, maar niet vragen naar de oorzaken. Ook mag je vragen waar iemands klachten het werk beïnvloeden en wat hij of zij nodig heeft om te blijven werken.

Checklist goede gesprek

Wat kunnen mogelijke oorzaken zijn? Oorzaken kunnen in de privésfeer liggen. Je mag hiernaar vragen, maar je medewerker hoeft hier niet op te antwoorden. Wat je wel mag vragen is hoe belemmeringen in het werk voorkomen kunnen worden. Oorzaken kunnen ook liggen in het werk. Vraag wat iemand momenteel het meest bezighoudt.
Check de verzuimgeschiedenis: Heeft je medewerker in het verleden frequent of langdurig verzuimd? Wat waren toen de oorzaken en opgegeven redenen van verzuim?
Check eerder functioneren en verloop van loopbaan: Wat is de rode draad in loopbaan? Waren er eerdere signalen in functioneren?
Sta stil bij het gevraagde en geleverde werk.
Toon vertrouwen en luister aandachtig: Vraag: hoe gaat het nu werkelijk met je?
Benoem concreet wat je ziet in gedrag en functioneren van medewerker en spiegel dit.
Vraag zo snel mogelijk naar de invloed op het werk en knelpunten hierin.
Vraag als leidinggevende wél hoe het gaat met een medewerker, vraag níet naar onderliggende oorzaken of mogelijke psychische aandoeningen.
Vraag wat nodig is om te blijven werken, stimuleer op eigen regie van medewerkers.
Bij afronding: maak concrete afspraken en reflecteer op het gesprek.

Basis tips voor het gesprek

Een basishouding van vertrouwen is een voorwaarde voor een goed gesprek: aandacht, luisteren, tonen van begrip en tonen van inlevingsvermogen is cruciaal in dit gesprek.
Stel centraal: ik zie je en ik wil je helpen.
Twee keer zoveel luisteren als praten.
Neem de signalen die je hebt gezien serieus. Stel open vragen, en vraag door. Laat soms een stilte vallen, en vat samen wat je medewerker net heeft gezegd (als ik het goed begrijp zeg je dat…). Straal dit ook uit met je lichaamshouding.
Weet dat openheid bevorderlijk is tot op bepaalde hoogte, namelijk tot waar de problemen het functioneren op het werk beïnvloeden. Verwacht of dwing niet tot openheid. Wanneer iemand zelf open wil zijn, ga hier vertrouwelijk mee om.
Als je twijfels hebt over jezelf om dit gesprek te voeren, vraag advies bij de adviseur arbeid en gezondheid.

Benoemen van gesignaleerd gedrag en functioneren

Benadruk dat je wilt weten hoe het met je medewerker gaat en toon je belangstelling.
Spiegel en benoem concreet wat je ziet aan veranderend gedrag bij je medewerker.
Vraag niet naar onderliggende oorzaken of diagnoses (zoals depressie, angst, stress of burn-out) maar spreek over het gedrag en het functioneren.
Ga na hoe je medewerker dit zelf ziet: ervaart hij ook deze signalen of klachten? Vraag hoe je medewerker tegen zijn eigen situatie aankijkt en of hij het herkent.

Knelpunten achterhalen

Tijdens het gesprek kun je vragen wat eventuele knelpunten zijn. Stel vragen zoals: wat zijn je stressoren? Waardoor voel je je nu bedreigd? Waardoor mis je de grip?
Ga met elkaar na wie op welk knelpunt invloed heeft, er zijn vaak zowel beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare zaken.

Invloed op het werk

Dit deel van het gesprek gaat over het gevraagde werk en het geleverde werk. Hierin moet aandacht zijn voor de balans tussen zorgzaamheid en zakelijkheid: en dus de medewerker aanspreken op minder functioneren.
Wanneer het werk passend is, heeft dit gunstige effecten op iemands gezondheid. Laat hierbij vooral het woord aan je medewerker.

Nodig om te blijven werken

Voortkomend uit de invloed die psychische klachten hebben op het werk, stel je de vraag:

Wat kan je medewerker wél doen in het werk en wat niet? Werk kan ingezet worden als “medicijn”, met name het werk of delen ervan waar je medewerker energie van krijgt.
Benoem het tijdelijk minder mag gaan. Maar vraag ook: wat gaan we doen om uitval/verzuim te voorkomen?
Blijf vragen stellen, ook als je snel geneigd bent om in de oplossingensfeer te gaan zitten. Wat heeft de medewerker nodig om te blijven werken? Welke oplossingen zijn hiervoor beschikbaar? Zowel jij als leidinggevende als je medewerker dragen opties aan.

Afronding van het gesprek

Maak concrete (werk)afspraken over acties en vervolgstappen. Leg ieders rol in het proces vast. Wat ga jij doen als medewerker en wat ga ik doen? Durf je medewerker te activeren en aan te spreken op zijn eigen verantwoordelijkheid. Als professionals worden ingeschakeld, hou je vinger aan de pols.
Evalueer een paar dagen later hoe het gesprek is gevallen.
Maak samen met medewerker afspraken over communicatie:
Tussen medewerker en leidinggevende: hoe medewerker benaderd wil worden gezien de situatie: is hij gebaat bij extra aandacht? De ervaring leert dat grote voorzichtigheid vaak niet nodig is. Wel een omgang waarbij veiligheid en vertrouwen centraal staat.
Naar team: Vraag je medewerker wat hij wil dat het team hoort via jou als leidinggevende. In de regel geldt: communiceer naar het team dat het minder goed gaat, maar houdt achterwege wat er aan de hand is.