Praktische tips voor de terugkeer naar het kantoor

De Organisatie van het werk

Voor een veilige terugkeer naar het werk is het goed om afspraken te maken over wie er wel en niet komen werken, en op welke dagen. Het is belangrijk om hierbij met name aandacht te schenken aan kwetsbare medewerkers.
Denk ook aan het spreiden van werktijden om het aantal medewerkers laag te houden, ook in de pauzeruimtes.

Werkplek inrichten

Om zo veilig mogelijk te kunnen werken is het belangrijk om een aantal aanpassingen te doen aan het kantoor, mocht dit nog niet gebeurd zijn.
Denk hierbij aan de volgende zaken:

1. Zorg voor een goede ventilatie, dit kan of mechanisch of door ramen open te zetten.
2. Maak contactoppervlaktes meerdere keren per dag schoon.
3. Zorg dat medewerkers waar mogelijk hun eigen toetsenbord en muis hebben.
4. Zorg dat bureaus uit elkaar worden gezet en maak indien gewenst van plastic schermen.
5. Zorg dat medewerkers weten hoe en wanneer zij hun werkplek moeten reinigen.
6. Zorg voor voldoende middelen voor goede hygiëne.
7. Draag mondkapjes in publieke ruimtes en laat klanten alleen op afspraak langskomen.

Veilig reizen

Terug naar kantoor gaan betekent ook meer reizen. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop zij naar het werk komen.
Als een werknemer grote bezwaren heeft tegen reizen in het openbaar vervoer, dan is het raadzaam om met hem in gesprek te gaan en te kijken of alternatief vervoer mogelijk is.

Ook kun je medewerkers de mogelijkheid bieden om op andere tijden te werken en te reizen om bijvoorbeeld de spits te voorkomen. Vergaderingen kunnen eventueel naar een rustiger tijdstip verplaatst worden.

Als het kan, laat de werknemers dan de fiets of auto pakken. Adviseer medewerkers daarentegen om niet te carpoolen – dit vergroot het risico op uitval. Je kunt het gebruik van de fiets aanmoedigen door bijvoorbeeld een fietsplan aan te bieden (dit is tevens goed voor de vitaliteit!)

Pas je BHV aan

Het is belangrijk dat de bedrijfshulpverlener(s) op de hoogte zijn dat zij zich momenteel ook moeten houden aan de landelijk geldende coronamaatregelen. Zorg ervoor dat dit ook besproken is met het team.
Let daarbij met name op:

1. Voelt de BHV’er zich comfortabel bij het verlenen van hulp?
2. In de huidige situatie kan het voorkomen dat de bedrijfshulpverlener zich niet prettig voelt bij het verlenen van hulp. Maak dit bespreekbaar en kijk wat er nodig is om dit gevoel weg te nemen.
3. Zijn alle vluchtwegen en nooduitgangen toegankelijk?
4. Doordat de werkplek mogelijk anders ingericht is om afstand te houden, is het belangrijk om te checken of alle vluchtwegen en nooduitgangen nog toegankelijk zijn en indien nodig het ontruimingsplan aan te passen.
5. Is de verzamelplaats groot genoeg?
6. Controleer of de huidige verzamelplaats groot genoeg is om patiënten en medewerkers op 1,5 meter afstand te ontvangen.
7. Is de BHV’er op de hoogte van de aangepaste reanimatierichtlijn? De Nederlandse Reanimatie Raad heeft de richtlijn voor basale reanimatie bij volwassenen tijdelijk aangepast om verspreiding van het coronavirus te voorkomen.Zo mag het hoofd van het slachtoffer niet aangeraakt worden en mag je bij volwassenen geen mond-op-mondbeademing geven. Voor kinderen zijn de richtlijnen ongewijzigd gebleven. Deze infographic biedt meer informatie.

AVG

Het is niet toegestaan om de temperatuur van medewerkers op te nemen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verbiedt dit. Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens verwerken.
Als je werknemer zich ziek meldt, mag je ook niet naar de reden vragen. Je mag dus niet vragen of hij coronaverschijnselen heeft. Je medewerker mag zelf beslissen of hij dit vertelt.

Dreigend conflict voorkomen

Het kan zijn dat een van je medewerkers het niet eens is over de terugkeer naar kantoor of de omstandigheden waaronder dat gebeurt. Je kunt hiervoor het gesprek aangaan met je medewerker.
De lange termijn relatie is hierin belangrijker dan het op korte termijn gelijk halen. Maak een afspraak met zijn tweeën, zonder anderen erbij. Dit zorgt voor evenwicht in het gesprek.

Tips voor het gesprek:

1. Wees open en eerlijk naar elkaar. Hebben we het over hetzelfde probleem of is er eigenlijk iets anders aan de hand? Zijn we het eens over de feiten?
2. Luister goed naar wat de ander zegt en luister ook tussen de regels door.
3. Kijk naar je eigen rol: wat kun je zelf doen om de situatie te verbeteren?
4. Houd het gesprek zakelijk en praat in termen van wij. Probeer inhoud van het persoonlijke te scheiden.
5. Zoek naar argumenten die ook in het belang zijn van de ander.
6. Neem tijd en rust, een groot probleem is niet in een kwartier op te lossen.

Kom je er samen na een of meerdere gesprekken niet uit, schakel dan de hulp in van je adviseur of bedrijfsarts als mediator.
Een onafhankelijke begeleider kan helpen ruimte te bieden om emoties te uiten zonder dat het gesprek escaleert. Op die manier kan er aandacht van partijen zijn voor het maken van afspraken.

Reboarding na corona

Ondanks dat we ook in het najaar te maken zullen houden met corona zal er een tijd komen waarin corona ons leven niet meer beheerst. Het is van belang om je medewerkers te helpen bij de overgang naar het weer (gedeeltelijk) werken op kantoor. Medewerkers kunnen afwisselend thuis, op kantoor of op locatie werken. Dit verschilt per organisatie en kan zorgen voor een ander soort samenwerking.
Wanneer je als organisatie hybride werken wilt faciliteren heb je daarvoor een aantal zaken nodig ter voorbereiding.

Verzamel de input van je medewerkers

Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Wat hebben zij bijvoorbeeld nodig voor het hybride samenwerken?
Wat hebben zij gemist aan het kantoor en wat vinden ze juist wél fijn aan thuiswerken? Zo kom je erachter wat je als organisatie kunt veranderen en kun je de juiste nieuwe situatie gaan vormgeven.

Je kunt medewerkers om hun mening vragen door bijvoorbeeld een enquête, een discussie op het intranet, frequente bijeenkomsten van een klankbordgroep en de input van teams via hun manager of teamleider.

Evalueer het kantoorpand

Nu veel medewerkers thuiswerken biedt dat ruimte tot het opnieuw inrichten van het kantoor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ‘activity based working’ – het creëren van ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers.
Om dit goed in te delen kun je medewerkers vragen hoeveel dagen ze naar kantoor komen en waarom. Is dit om samen te werken, te vergaderen, met een klant af te spreken of omdat het gezelliger is?

Faciliteer het nieuwe samenwerken

De kans is groot dat er blijvende veranderingen zijn voor je organisatie en dat niet meer iedereen elke dag op kantoor zal werken. Dit zorgt voor een hybride manier van samenwerken.
Dit kan vragen oproepen zoals ‘wie mag wanneer de kantoorfaciliteiten gebruiken’ of ‘hoe voorkomen we dat iedereen op dezelfde dag naar kantoor kom’? Een reserveringssysteem zou hiervoor een goede oplossing kunnen zijn.

Ook is het handig om werkwijzen aan te passen om zowel de kantoorwerkers als thuiswerkers te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan situaties zoals vergaderingen: voorkom dat het ene deel dat fysiek aanwezig is geen post-its plakt op een whiteboard dat niet zichtbaar is voor de rest die inbelt. Je kunt hiervoor gebruiken maken van een online whiteboard.

Deel de veranderplannen met de organisatie

Om veranderingen zo goed mogelijk te implementeren is het belangrijk dat alle medewerkers op de hoogte zijn. Deel je veranderplannen binnen de organisatie. Hoe je dit doet hangt af van de bedrijfscultuur. Je kunt e-mails sturen of een video plaatsen op het intranet. Herhaal de boodschap op meerdere plekken, dit vergroot de kans dat de informatie blijft hangen.

Wanneer je jouw medewerkers echt wilt betrekken bij de reboarding vraag je hen continu om feedback. Dit doe je door updates te geven over het proces en vragen te stellen. Zet de deuren open voor discussie. Wanneer je vroeg in het proces feedback krijgt, kun je daar later makkelijker op inspelen.

Voor meer informatie over hybride werken kunt u ook het laatste blogartikel van bedrijfsarts Pieter de Jongh lezen.

Uiteraard kunt u contact opnemen met uw adviseur of bedrijfsarts indien uw organisatie behoefte heeft aan advies of ondersteuning bij de terugkeer naar het werk, zowel op organisatie als op individueel niveau.

Wij wensen u veel succes.