Thuiswerkbeleid: hier moet je op letten.

Het advies van het RIVM om zo veel mogelijk thuis te werken heeft ervoor gezorgd dat dit vaak structureel gebeurt in plaats van incidenteel. Het is dan ook goed om bepaalde regels en afspraken vast te leggen.
Wij delen met u een paar belangrijke aandachtspunten:

1. Wie kan er thuiswerken?
2. Wat zegt de wet over thuiswerken?
3. Afspraken over bereikbaarheid.
4. Afspraken over cyberveiligheid.
5. Hoe geef je leiding op afstand?
6. Moet de werkgever een thuiswerkvergoeding aanbieden?

Wie kan er thuiswerken?

Als werkgever is het goed om te inventariseren welke functies geschikt zijn voor thuiswerken en of er technische aanpassingen nodig zijn. Welke medewerkers kunnen hun werk goed van huis voortzetten en voor welke werknemers is het belangrijk om toch naar kantoor te komen. Leg dit duidelijk vast, dit voorkomt misverstanden.

Wat zegt de wet over thuiswerken?

Als werkgever ben je verplicht te zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden, zowel binnen het bedrijf als op de thuiswerkplek. Dit is in de wet vastgelegd als de zorgplicht. Dit zijn de zaken waar je als werkgever op moet letten:

Wat zijn de verantwoordelijkheden voor de werkgever?

Ook bij de thuiswerkplek moet de werkgever zorgen voor een gezonde en veilige werkplek. Indien nodig moet de werkplek aangepast worden aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer.

De mate waarin de werkgever hier invulling aan moet geven hangt af van wat er redelijkerwijs van hem verwacht mag worden.

Er wordt van de werkgever verwacht dat hij zijn werknemers actief instrueert over hoe zij hun werk veilig en gezond kunnen doen. Dit moet een terugkerend onderwerp zijn. Medewerkers kunnen zo met hun werkgever overleggen wat zij nodig hebben om klachten te voorkomen.

In een risico-inventarisatie en-evaluatie kan de werkgever vastleggen welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich meebrengt, in zijn algemeenheid en voor bijzondere categorieën werknemers. Daarnaast kunnen hierin de risico-beperkende maatregelen beschreven worden.

De werkgever dient met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging overleg te hebben over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. Bij het ontbreken daarvan kan de werkgever overleggen met individuele belanghebbende werknemers. Het is mogelijk om hierbij de hulp in te schakelen van arbeidsdeskundigen.

Wat zijn de verantwoordelijkheden voor de werknemer?

Ook werknemers hebben hun eigen verantwoordelijkheden wat betreft thuiswerken. Het is belangrijk dat de werknemer zich proactief opstelt en zelf in gesprek gaat met de werkgever indien hij of zij problemen ervaart. Zo kan er samen naar een oplossing worden gezocht.

Daarnaast moeten zij zelf goed letten op hun fysieke en mentale gezondheid: dit is essentieel om klachten te voorkomen.

Wat zegt de wet over de thuiswerkplek?

In het Arbeidsomstandighedenbesluit is opgenomen dat de thuiswerkplek moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen. Deze zijn niet vastgelegd in een wettelijke regeling, maar je kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende zaken:

• Goede positie van het beeldscherm.
• Juiste afstemming van de stoel- en tafelhoogte zodat de armen een ontspannen houding aan nemen.
• Juiste stoelinstelling zodat voeten, bovenbenen en onderrug goed worden ondersteund.
• Het gebruik van een extra toetsenbord, muis of eventueel beeldscherm.

Welke eisen worden gesteld aan beeldschermarbeid?

Er zijn specifieke eisen wat betreft beeldschermarbeid. Het werken achter een beeldscherm moet op gezette tijden kunnen worden afgewisseld door andere werkzaamheden of rusttijd. Daarnaast moet er passend onderzoek gedaan worden indien een werknemer problemen ondervindt aan de ogen of het gezichtsvermogen.

Intensief werken met de computer kan leiden tot oog- en stressklachten. Als werkgever kun je gebruik maken van de BAS checklist, ontwikkeld door TNO. Deze biedt ondersteuning bij het gezocht inrichten van werk met een beeldscherm.

Welke verplichtingen heeft de werkgever in het kader van psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkstress?

Ook op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting moet de werkgever inventariseren aan welke risico’s zijn werknemers (kunnen) worden blootgesteld. Het gaat hier over alle factoren in de arbeidssituatie die stress teweeg kunnen brengen. De werkgever dient maatregelen te nemen om deze risico’s te minimaliseren en zijn werknemers hierover te informeren.

Afspraken over bereikbaarheid.

Wie thuiswerkt houdt er soms andere werktijden op na dan op kantoor. Het is belangrijk om vooraf te bespreken wanneer werknemers bereikbaar moeten zijn voor zowel collega’s als relaties. Check daarnaast of iedereen over de juiste apparatuur en apps beschikt om online te vergaderen.

Afspraken over cyberveiligheid.

Uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken blijkt dat thuiswerken een potentieel zwakke plek is voor bedrijven. Werknemers maken namelijk vaak gebruik van minimaal beveiligde, samen met de rest van hun huishouden. Maak daarom als werkgever duidelijk wat de eisen zijn voor het beveiligen van routers en modems, of zorg voor een beveiligde online kantooromgeving.

Hoe geef je leiding op afstand?

Het managen van thuiswerkers vraagt om andere vaardigheden van leidinggevenden. Als leidinggevende moet je een stuk controle loslaten en anders communiceren.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• (Online) communicatie – Heeft de leidinggevende zelf voldoende vaardigheden en middelen tot zijn beschikking om regelmatig te communiceren met de thuiswerkers? Beschikt hij over relevante informatie over het werk en de organisatie?
• Zorg dat leidinggevenden weten waar ze op moeten letten om stress en angsten te herkennen bij medewerkers en dat ze de kennis en middelen hebben om hen indien nodig te ondersteunen.
• Stel middelen beschikbaar voor medewerkers die extra begeleiding nodig hebben om hun taken als thuiswerker op te pakken.

Moet de werkgever een thuiswerkvergoeding aanbieden?

Thuiswerken kost een werknemer geld: er wordt meer stroom gebruikt, de verwarming staat aan en de koffie is voor eigen rekening. Als werkgever kun je er voor kiezen om werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven. Dit is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.

Jaarlijks mag je 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Bronnen: PWNet en Arboportaal (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)