Werkaanpassingen bij dreigend verzuim

Hoe pak je dit aan?

Hieronder delen wij een aantal tips uit de handreiking van HAN. (University of Applied Sciences)

• Vraag wat medewerker wél kan doen.
• Grijp direct in en wacht niet af. Blijf niet te lang zelf experimenteren. Zet ook in op korte termijn acties, zoals aanpassingen in werk, naast langere termijn (zoals behandeling)
• Schakel op tijd de juiste professional in voor verdere analyse of advies over passend werk
• Verken samen (tijdelijke) aanpassingen of regelmogelijkheden in werk (inhoud, taken)
• Maak heldere werkafspraken, noteer deze en koppel deze terug aan team.
• Zorg dat je geïnformeerd bent over passend werk. En laat je adviseren door een arbo-professional (arbeidsdeskundige, bedrijfsarts, arbeids- en organisatiepsycholoog) over de juiste balans tussen ‘energievreters’ en ‘energiebronnen’. Maar ook over de inrichting van de werkplek, en het werk (volgorde of hoeveelheid van taken).

Samen zoeken

• Benoem de kwaliteiten en groei van je medewerker. Doe dit ook als diegene het moeilijk heeft. Geef een compliment als medewerker er wél is, juist als het minder gaat
• Verken wat iemand echt belangrijk vindt in het werk. En zoek naar zijn krachten en drijfveren.
• Gebruik de ‘menselijke maat’. Je biedt daarbij ruimte voor individuele verschillen, maar voorkomt uitzonderingsposities. Zoek samen naar de juiste maatregelen.
• Benoem welk werk je medewerker minimaal moet leveren in ruil voor loon. En bespreek wanneer er sprake is van ziekmelding.
• Verken samen acties en aanpassingen. Denk aan de gestelde prioriteiten in het takenpakket, aanpassingen of regelmogelijkheden. Wees creatief en verken ook minder gangbare wegen. Geef voorbeelden en sta open voor verrassende ideeën. Je mag vragen welke hulp, aanpassing of voorziening iemand nodig heeft om te blijven werken.
• Zorg zoveel mogelijk dat de inhoud van het werk op niveau blijft. Bij het zoeken van aanpassingen verander je de hoeveelheid werk.
• Het is een dynamisch proces. Kijk samen wat wel werkt en wat niet en geef toe als iets niet werkt. Wees hier eerlijk over.

Afspraken maken

• Maak heldere werkafspraken over acties, aanpassingen of regelmogelijkheden en leg ze vast. Spreek af: wat gaat je medewerker doen en wat ga jij als leidinggevende doen?
• Spreek met je medewerker af hoe jullie over deze afspraken met directe collega’s en het team communiceren. Stem af wat van wie verwacht wordt, ook als het minder gaat.

Evaluatie en follow up

• Spreek af wanneer jullie de (tijdelijke) werkaanpassingen evalueren en hoe vaak. En wie is verantwoordelijk om het initiatief te nemen tot deze tussenevaluaties, je medewerker of jij?
• Wees flexibel: het vinden van passend werk loopt niet rechtlijnig, bereid je voor op wisselende periodes van klachten en overleg over nodige aanpassingen. Voorkeuren mogen veranderen, het is geen afvinklijstje.
• Pols regelmatig hoe het met je medewerker gaat, durf het werk bespreekbaar te houden.
• Aanpassingen en acties vaststellen om psychisch gezond aan het werk te blijven is nooit ‘klaar’. Er is dan ook geen eindevaluatie. Blijf in gesprek, ook wanneer het beter gaat.

Rapportage

Schrijf gemaakte afspraken op. Een plan om te blijven werken bevat:

• (werk)Afspraken over regelmogelijkheden en acties
• Gestelde prioriteiten in takenpakket
• Per afspraak is vastgesteld: 1) Wie doet wat? 2) Wanneer gebeurt het? 3) Hoe en wanneer wordt daarover geëvalueerd en gerapporteerd?

Privacywet

Vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de privacywet, is verslaglegging mogelijk een uitdaging. Wat inhoudelijk besproken is over de problematiek van je medewerker mag niet vastgelegd worden. Wel mag je als leidinggevende vastleggen welke acties zijn ondernomen, en welke afspraken er zijn gemaakt. Op een rij ziet dit er zo uit:

• Dat je met elkaar hebt gesproken, wie was bij gesprek aanwezig
• Niet inhoudelijk rapporteren wat er gezegd is (mag niet AVG), wel besproken onderwerpen, acties, (werk)afspraken en de evaluatie hiervan.

Voorbeelden van regelmogelijkheden en werkaanpassingen

• Zorgen voor duo functies: dan is er altijd iemand anders die een deel van het werk kan doen.
• Prikkelarme werkomgeving als optie aanbieden, zodat medewerker kan kiezen waar hij betreffende werk het beste uit kan voeren.
• Werkverdeling: tussen collega’s maar ook tussen afdelingen. Bijvoorbeeld: laat medewerker andere/flexibele werktijden hanteren, of werkzaamheden afwisselen.
• Verlichten van verantwoordelijkheid, taakeisen of moeilijkheid.
• Tijdelijk minder of ander werk doen.
• Laat medewerker een “pijndag” of time out inzetten. Je medewerker hoeft zich dan niet te verantwoorden voor het ziekmelden. Indien deze dagen ‘op’ zijn, zal de volgende stap zijn om het probleem bespreekbaar te maken.

Bron: Han – Werkaanpassingen

Blijven werken met psychische klachten (han.nl)